Guida completa sulla contestazione disciplinare: cosa sapere e come difendersi nel caso si riceva una lettera di questo genere
Ad ogni lavoratore subordinato può essere capitato di ricevere inaspettatamente una lettera di contestazione disciplinare e non sapere di preciso di cosa si tratti, come muoversi e quale sia la strategia migliore per difendersi.
La contestazione disciplinare è l’atto iniziale di un procedimento che può concludersi o meno con l’applicazione di una sanzione a carico del lavoratore, nei casi più gravi persino il licenziamento disciplinare.
Il datore di lavoro deciderà quindi se e come sanzionare il lavoratore valutando molteplici fattori, in particolare quanto sono state convincenti e provate le giustificazioni presentate dal lavoratore, in forma sia scritta che orale.
Quando si è destinatari di una nota di contestazione è quindi fondamentale agire tempestivamente (entro 5 giorni) e non sottovalutare la questione.
Alcuni consigli riguardo la lettera di contestazione disciplinare
1. LA FORMA
Il mancato rispetto dei tempi e delle procedure disciplinari previste dalla legge e dal contratto collettivo rendono nulla la sanzione.
In primo luogo, la contestazione deve essere redatta per iscritto, può essere consegnata sia a mani nel luogo di lavoro, facendola sottoscrivere al lavoratore “per ricevuta” con indicazione della data di consegna, oppure mediante raccomandata con ricevuta di ritorno da recapitare presso la sua residenza.
Fatta questa fondamentale premessa, vediamo gli altri requisiti che deve contenere una contestazione disciplinare:
a. tempestività: non è previsto un termine preciso entro il quale la contestazione deve essere emessa, però è necessario che giunga al lavoratore a poca distanza di tempo dai fatti contestati.
La tempestività garantisce il principio di buona fede da parte del datore di lavoro nell’esercizio del proprio potere disciplinare ed il diritto di difesa del lavoratore.
b. specificità: occorre verificare che i fatti siano descritti in modo preciso e circostanziato, con indicazione di luogo, giorno e orario in cui sono avvenuti. Solo in questo modo il lavoratore avrà la possibilità di rispondere in modo puntuale, cosa che gli sarebbe invece preclusa in caso di contestazione generica (ad. es. “il lavoratore X è spesso assente ingiustificato” oppure “il lavoratore Y risponde male ai colleghi”).
c. immutabilità: il fatto inizialmente contestato non può essere successivamente modificato, dunque il datore di lavoro non può ritrattare o aggiungere elementi, né sanzionare il dipendente per fatti diversi rispetto a quelli che sono stati messi per iscritto nella contestazione disciplinare.
d. indicazione del termine: in conclusione è necessario che la lettera di contestazione indichi in maniera esplicita che il lavoratore ha 5 giorni di tempo per presentare le proprie difese scritte e/o richiedere un’audizione orale a propria difesa. La mancanza di uno solo dei citati requisiti rende illegittima la contestazione disciplinare.
2. LA DIFESA DEL LAVORATORE
Prima di adottare una sanzione il datore di lavoro deve contestare l’addebito al lavoratore e sentire la sua difesa.
Il dipendente potrà presentare una difesa scritta entro 5 giorni dal momento in cui ha effettivamente ricevuto la contestazione.
Il lavoratore può esercitare il suo diritto di difesa nella forma scritta o orale oppure in entrambi i modi.
È questa la fase in cui conviene richiedere l’assistenza di un rappresentante sindacale o di un Avvocato del Lavoro, in modo da predisporre una strategia difensiva efficace ed evitare di scrivere o dire cose che potrebbero risultare controproducenti.
Nella difesa scritta occorre rispondere nel merito della contestazione disciplinare con altrettanta precisione e specificità: la linea difensiva può consistere nello spiegare il proprio punto di vista, fornire prove che i fatti contestati non siano accaduti, contestandone la veridicità, oppure che si sono verificati ma secondo modalità diverse e meno gravi, indicare quindi testimoni (colleghi, clienti, ecc.) o documentazione a proprio vantaggio.
Quando il lavoratore richiede di essere sentito a propria difesa, il datore di lavoro è obbligato a concedergli l’audizione orale.
3. Possibili esiti: annullamento o sanzione
A questo punto è possibile che il datore di lavoro, convinto dalle spiegazioni e dalle prove fornite dal lavoratore faccia un passo indietro e annulli la contestazione disciplinare.
Altrimenti deciderà di comminare una delle seguenti sanzioni:
1) richiamo verbale;
2) richiamo scritto;
3) multa;
4) sospensione;
5) licenziamento.
Inoltre, in presenza di gravi motivi, il datore di lavoro può comminare nell’immediato la sospensione cautelare dal servizio per il periodo necessario all’accertamento delle responsabilità disciplinari del lavoratore, nei casi in cui la sua permanenza sul luogo di lavoro costituisca pericolo di inquinamento delle prove, oppure per impedire il compimento di azioni e fatti che possono comportare danni all’incolumità fisica dei lavoratori o alla sicurezza degli impianti.
Nei giorni di sospensione cautelare al lavoratore sarà comunque corrisposta la retribuzione.
La sanzione può essere impugnata dal lavoratore, perciò sarà opportuno verificare se le norme disciplinari sono state rese conoscibili a tutti i lavoratori con indicazioni delle relative sanzioni, se la procedura ha rispettato le forme e i tempi richiesti dalla legge e dal C.C.N.L., se il lavoratore ha avuto l’effettiva possibilità di difendersi, se la sanzione sia giustificata nel merito e se sia proporzionata ai fatti commessi.
4. L’impugnazione della sanzione
Il lavoratore, qualora ritenga che il provvedimento sanzionatorio sia illegittimo o sproporzionato, potrà impugnarlo davanti al Giudice del Lavoro o presso il collegio di conciliazione ed arbitrato, nonché al collegio di conciliazione previsto dal contratto collettivo.
Dunque il procedimento disciplinare può comportare una sanzione più o meno grave, compreso il licenziamento, ma la sua fase centrale consiste nel garantire il diritto del lavoratore di difendersi. Perciò è opportuno rivolgersi subito ad un rappresentante sindacale o ad un Avvocato del Lavoro per concordare la linea difensiva e prevenire l’applicazione di sanzioni gravi a cui sarebbe difficile porre rimedio.
L’assistenza sindacale o legale tardiva, magari quando la sanzione è stata già comminata, potrebbe risultare ben più costosa e faticosa.
